Kā rīkot iedzīvotāju forumu?

Iedzīvotāju forumi Latvijā notikuši, balstoties uz pieredzi un modeli, kas izveidojies ASV un ko Latvijā gadu tūkstošu mijā ieviesa Baltijas – Amerikas Partnerattiecību programma (BAPP) ar kopienu filantropijas ekspertu palīdzību.

Iedzīvotāju foruma sagatavošana ir laikietilpīgs process. Kopumā kā minimālais foruma sagatavošanas laiks tiek rekomendēti 3 mēneši.

Iedzīvotāju foruma rīkošanas iniciators

Foruma rīkošanas iniciatīva visbiežāk var nākt no kādas NVO vai pašvaldības. Gadījumā, ja foruma rīkotājs ir pašvaldība, svarīgi ir meklēt kontaktu ar NVO vai iedzīvotāju grupām, kas var būt partneri, un pozicionēt šo pasākumu kā iespēju sadarbības modelim. Ja pašvaldība rīkos forumu vienpersoniski, pastāv risks, ka būs zema iedzīvotāju aktivitāte, vai arī foruma dalībnieki būs ieradušies zināma spiediena rezultātā, vai lai izteiktu kritiku. Foruma organizēšanu un galvenā tā iniciatora lomu var uzņemties organizācija, kurai ir cieša saikne ar vietējo kopienu, un kas spēj izveidot rīcības komiteju, kā arī palīdzēt iedzīvotājiem īstenot projektus pēc foruma. Vislabāk foruma rīkošana veicas, ja ir iesaistīta motivēta iedzīvotāju grupa, kas pārstāv dažādus sektorus – privāto, valsts/pašvaldības un NVO – un ir gatava veidot foruma rīcības komiteju, un nodrošināt tās darbu.

Rīcības komiteja

Foruma rīcības komiteja ir 10-20 vietējās apkaimes brīvprātīgie līderi, kas darbojas foruma rīkotājas organizācijas paspārnē un vadībā. Foruma rīcības komiteja ir foruma panākumu atslēga. Pirmkārt, komiteja kalpo par vietējās sabiedrības spoguļattēlu un veido pirmo priekšstatu par forumu, jo tā būs galvenais foruma idejas popularizētājs pārējiem iedzīvotājiem. Efektīvākais rīcības komitejas modelis jāveido balstoties uz vienlīdzīgu sabiedrības grupu un sektoru pārstāvības principu. Tātad rīcības komitejā jāiesaista pašvaldības un tās iestāžu pārstāvji, kam ir tieša saikne ar iedzīvotājiem un zināšanas par vietējām aktualitātēm, uzņēmēji, nevalstisko organizāciju, neformālu sabiedrības grupu pārstāvji un sabiedriski aktīvi ļaudis. Lai komiteja darbotos efektīvi, visiem tās dalībniekiem ir vienlīdzīgas tiesības. Ļoti būtiski ir rīcības komitejā nodrošināt pēc iespējas aktīvāku vietējās sabiedrības pārstāvju kopumu, lai tie pārstāvētu konkrētās sabiedrības grupas intereses un viedokli. Plaša sabiedrības dažādo grupu pārstāvniecība komitejā ir priekšnosacījums, lai veidotu forumu par pamatu patiesai vietējo iedzīvotāju viedokļu apzināšanai un viņu iesaistīšanai aktīvā savas vides sakārtošanā. Lai nodrošinātu ekspertīzi, foruma sagatavošanā var tikt veidotas atsevišķu ekspertu apakškomitejas, kas sniedz rekomendācijas par foruma darba grupu tēmām, nodrošina statistisko informāciju u.c. Tāpat apakškomitejās tiek organizēts darbs ar foruma norisi saistītajiem saimnieciskajiem, organizatoriskajiem, informācijas izplatīšanas un citiem jautājumiem.

Iedzīvotāju aptauja

Nereti pirms iedzīvotāju forumiem tiek veikta iedzīvotāju anketēšana, ar mērķi apzināt situāciju vietējā sabiedrībā, apjaust vietējai sabiedrībai svarīgās un aktuālās tēmās. Ja foruma rīkotāji ir izvēlējušies veikt anketēšanu, tad jānosaka tās mērķis. Šī aktivitāte nav obligāta, taču Talsu, Lielvārdes, Madonas, Jaunpils un Līvbērzes forumu rīkotāji veica iedzīvotāju anketēšanu. Anketēšana vienlaikus ir arī labs veids, kā popularizēt forumu konkrētajā pilsētā vai pagastā. Anketēšanu parasti uztic skolu jauniešiem, iepriekš veicot īpašu informēšanu un apmācību, kuras laikā tiek sniegta papildus informācija gan par pašu forumu, tā būtību un nozīmi vietējās sabiedrības dzīves kvalitātes uzlabošanā, gan papildus zināšanas par anketēšanas procesa veikšanu.

Foruma popularizēšana un publicitātes veidošana

Foruma popularizēšana un publicitāte ir nepieciešama, lai iedzīvotāji uzzinātu par forumu un būtu motivēti tajā piedalīties. Parasti foruma rīcības komiteja izstrādā stratēģiju, kāda veida aktivitātes ir jāveic, un kāda informācija ir jāsagatavo un jāsniedz, lai piesaistītu pēc iespējas plašāku vietējās sabiedrības interesi un mudinātu iedzīvotājus uz aktīvu līdzdalību. Praktiski visiem Latvijā notikušajiem forumiem ir bijusi izstrādāta sava vizuālā identitāte, logo un sauklis, kas ir veicinājis iedzīvotāju interesi un vēlmi līdzdarboties. Vizuālo un rakstisko materiālu, kas kalpo foruma identitātes veidošanai, tālāk var izmantot dažādās ar turpmāko projektu realizēšanu un norisi saistītās aktivitātēs, vai pat kopienu fonda izveidei, tā uzsverot tā piederību vietējās kopienas iniciatīvām.

Foruma tēmas

Foruma tēmu izvēle ir balstīta uz Antioch New England Institute (ASV) piedāvāto 10 nozīmīgāko pazīmju kopumu, kas nepieciešamas uz attīstību orientētai kopienai. Latvijā iedzīvotāju forumos izkristalizējušās šādas tēmas:

  1. Sociālā sfēra.
  2. Vide, kārtība, drošība un mājoklis.
  3. Pašvaldības, uzņēmēju, NVO sadarbība un iedzīvotāju līdzdalība pilsētas/ pagasta pārvaldībā.
  4. Izglītības iespējas.
  5. Uzņēmējdarbības attīstība.
  6. Kultūra un atpūtas iespējas.
  7. Tūrisma iespējas un pilsētas/ pagasta tēls.
  8. Infrastruktūras attīstība.
  9. Iespējas jauniešiem.
  10. Sports un atpūta.

Parasti izvēlas ne vairāk kā 10 tēmas darbam grupās, bet tēmu skaits var būt arī mazāks – atkarībā no aktualitātes un paredzamā dalībnieku skaita.

Foruma vadītāji

Forumā var būt viens vai divi tā vadītāji, kas vada kopējo lielās iedzīvotāju grupas darbu foruma dienā. Vadītājam pilnībā jāorientējas foruma mērķos, uzdevumos un metodēs. Foruma vadītāja uzdevums ir vadīt foruma kā vienotas, lielas grupas darbu pareizi no metodiskā viedokļa un uzturēt kopēju grupas enerģiju. Vēlams , ka foruma vadītājs/-i piedalās darba grupu vadītāju apmācībās par foruma norises procesu.

20 brīvprātīgi darba grupu vadītāji un palīgi (rakstveži)

Ja forumā plānots darbs 10 darba grupās, tad būs vajadzīgi 10 darba grupu vadītāji un 10 palīgi jeb rakstveži. Darba grupu vadītāju un palīgu - rakstvežu uzdevums ir vadīt foruma dalībnieku darbu paralēlajās darba grupās. Darba grupu vadītājus parasti izrauga, balstoties uz viņu pieredzi darbā ar pieaugušo auditoriju. Svarīgi, lai darba grupas vadītājs nevadītu tādas tēmas darba grupu, kurā pats ir eksperts vai ikdienā strādā, jo tas var atbaidīt vai mazināt grupas dalībnieku atklātu viedokļu paušanu un brīvu domu apmaiņu. Darba grupas vadītājam jābūt pēc iespējas neitrālam un ar cieņu jāizturas pret visiem grupas dalībniekiem. Galvenais grupas vadītāja uzdevums ir vadīt grupas diskusijas procesu līdz produktīvam gala iznākumam. Svarīgi, lai foruma dalībnieki darba grupas vadītājam uzticētos un viņu respektētu. Daudzos forumos darba grupu vadītāji ir bijuši dažādu iestāžu vai organizāciju vadītāji, žurnālisti un uzņēmēji. Laba pieredze kā vadītājus ir iesaistīt skolotājus, taču arī skolotājiem, neskatoties uz pedagoģiskā darba pieredzi un zināšanām, ir jāapgūst metodes darbam ar pieaugušo auditoriju un grupas vadīšanas prasmes. Par palīgiem – rakstvežiem parasti tiek izraudzīti vidusskolēni, kam darbība forumā papildina pieredzi, kas noderēs arī turpmāk. Rakstvežu galvenais uzdevums ir uz lielajām tāfeļu lapām pierakstīt dalībnieku teikto. Šo informāciju pēc foruma apkopo gala ziņojumā. Svarīgi, ka darba grupu vadītāji un palīgi iegulda savu laiku brīvprātīgi un bez atlīdzības, jo tas sabiedrībai kalpo kā piemērs, ka katrs var ieguldīt un dot savu artavu vietējā attīstībā, kopīgos pasākumos visdažādākajos veidos. Būtiski arī uzsvērt, ka darba grupu vadīšanas prasmes un pieredze turpmāk ikvienam var noderēt sanāksmju vadīšanā, citos pasākumos vai pat tiešajos darba pienākumos, tātad aktīvākie iedzīvotāji ir arī ieguvēji.

Apmācības darba grupu vadītājiem un palīgiem

Lai forums noritētu mērķtiecīgi un ar rezultātiem, ir izstrādāta īpaša metodika, kā foruma darbs veicams. Parasti pirms foruma ar šo metodiku tiek iepazīstināti darba grupu vadītāji, un tiek rīkotas apmācības. Pirmais apmācību seminārs jāplāno apmēram vienu mēnesi pirms foruma, kad tā dalībnieki tiek iepazīstināti ar foruma mērķiem, uzdevumiem un norisi. Tam seko dalībnieku iepazīstināšana ar metodēm darbam ar pieaugušo auditoriju. Otrais seminārs jāparedz dažas dienas pirms Foruma, un tajā dalībnieki tiek iepazīstināti ar konkrētiem darba uzdevumiem, tiek dotas instrukcijas, kā rīkoties dažādās problēmu situācijās. Jāatzīmē, ka tieši uz darba grupu vadītāju un palīgu sagatavotību balstās foruma veiksme. Par semināru organizēšanu, savlaicīgu norisi un eksperta piesaisti parasti rūpējas foruma rīkotāji.

Foruma norises telpas

Par foruma norises vietu vislabāk izvēlēties skolu, jo skolā var nodrošināt darbu gan lielā zālē, gan 10 paralēlās darba grupās - klašu telpās, gan parūpēties par visu dalībnieku ēdināšanu – skolas ēdamzālē. Ja ir liela telpa un gaidāms liels dalībnieku skaits, noteikti jāparedz pasākuma apskaņošana. Skolas jauniešus var iesaistīt gan telpu iekārtošanas darbā, gan brīvprātīgās dežūrās foruma laikā, gan aicinot viņus līdzdarboties forumā kā dalībniekus un darba grupu vadītāju palīgus – rakstvežus.

Nepieciešamie resursi

Gan finansiālie, gan materiālie resursi būs vajadzīgi jau foruma rīkošanas procesā, lai nodrošinātu rīcības komitejas darbu - telpas, telefonsakarus, e-pastu, kancelejas preces, pasta izdevumus, foruma popularizēšanu un reklamēšanu, anketēšanu, kā arī apmācības darba grupu vadītājiem u.c. Līdz šim Latvijā finansējumu forumu rīkošanai piešķīruši tādi fondi, kā, piemēram, BAPP un Sabiedrības Integrācijas fonds. Vietējās pašvaldības atbalstījušas forumu rīkošanu gan finansiāli, gan nodrošinot informācijas izplatīšanu, gan palīdzot ar telpām foruma norisei. Forumu rīkošanā piesaistīti ziedojumi arī no vietējiem uzņēmumiem, atbalsts sniegts gan naudā, gan materiālos, gan nodrošinot telpas u.c. Būtisks resurss foruma nodrošināšanai visos forumos ir bijis brīvprātīgais darbs – gan rīcības komitejā, gan darba grupu vadīšanā.

Foruma rīkotājiem jānodrošina nepieciešamie resursi pašai foruma norisei – telpas, apskaņošana, kafijas pauzes, pusdienas, kancelejas preces, reprezentācijas izdevumi u.c.

Iedzīvotāju foruma norises iespējamie riski

  • Rīcības komiteja savus pienākumus neīsteno pienācīgi.
  • Vāja apkaimes iedzīvotāju interese par forumu (maz dalībnieku, nav pārstāvēts plašs apkaimē esošo iedzīvotāju grupu spektrs).
  • Nav atbalsta no kādas nozīmīgas sabiedrības grupas vai sektora.
  • Nepietiekoši sagatavoti darba grupu vadītāji.
  • Nepietiekams finansējums.
  • Iedzīvotāji un citi apkaimes pārstāvji nav motivēti īstenot izvirzītos projektus.

Foruma norise

Latvijā jau tradicionāli ir pieņemts, ka foruma darbs ilgst vienu dienu un norit trīs posmos. Katrā posmā visi dalībnieki sadalās 10 darba grupās. Darba grupu tēmas ir balstītas uz rīcības komitejas noteikto tēmu loku, kas var variēt no vispārīgām līdz konkrētām tēmām, balstoties uz vietēji apzinātajām prioritātēm un vajadzībām. Sākotnējās tēmu rekomendācijas ir balstītas uz 10 veselīgas sabiedrības pamatprincipiem, tā foruma dienas laikā izskatot tendences katrā no tiem. Rīcības komiteja sadarbībā ar vietējo pašvaldību var lemt par mazāku tēmu skaitu, ņemot vērā vietējās kopienas specifiku un vajadzības, atsevišķas tēmas apvienojot vai tieši otrādi – paplašinot.

Iedzīvotāju foruma darba kārtība

  • Ievads: atklāšana, informācija par forumu, 10 darba grupu tēmu prezentācija
  • 1. posms: darbs grupās I (sadala dalībniekus 10 tematiskajās darba grupās)
    Mērķis: noteikt problēmas konkrētajā tēmā, rezultātā veidojot sarakstu ar 5 problēmām vai jomām, kurām nepieciešami risinājumi.
    • Darba grupu rezultātu prezentācija
    • Pusdienu pauze, kuras laikā foruma vadītāji un rīcības komiteja vienojas par 8-10 tēmām tālākam foruma darbam, veicot izvirzīto problēmu tematisku apvienošanu, ja tāda iespējama.
    • Vadītājs iepazīstina ar 8-10 forumā tālāk aplūkojamajām tēmām, kam seko īsas diskusijas.
  • 2. posms: darbs grupās II (8-10 paralēlās grupās)
    Mērķis: piedāvāt risinājumus/idejas konkrētajām problēmām. Rezultāts: 3 risinājumi/ projektu idejas dotajai problēmai.
    • Darba grupu rezultātu prezentācija
    • Vienošanās par prioritāri risināmiem projektiem (balsošana ar uzlīmēm)
  • 3. posms: darbs grupās III (8-10 paralēlās grupās)
    Mērķis: noteikt pirmos soļus projekta realizēšanā.
    Rezultāts: īss projekta apraksts (nosaukums, īstenošanas plāns, pieejamie resursi, turpmākās aktivitātes)
    • Prezentācija: katra grupa īsi ziņo par rezultātu
  • Noslēgums/ koncerts/ atspirdzinājumi

Aktivitātes pēc foruma

Ļoti bieži īstais darbs sākas tikai pēc foruma. Svarīgi, lai forumā runātais nepaliktu nepiefiksēts un tikai runu līmenī. Tādēļ foruma laikā darba grupu vadītāju palīgi (rakstveži) visu pieraksta uz lielām papīra lapām. Pēc foruma pierakstīto nepieciešams apkopot un publiskot foruma gala ziņojumā. Parasti ziņojumu izplata rīcības komitejai, partneriem, atbalstītājiem un visiem foruma dalībniekiem. Tāpat parasti šī informācija ir ļoti būtiska pašvaldībai.

Otra svarīga lieta ir tālāka atbalsta sniegšana un sadarbība ar tām iedzīvotāju grupām, kas uzņēmušās realizēt forumā apspriestās un izvēlētās iniciatīvas, ir jānodrošina gan padoms, gan finansējums projektu īstenošanai. Svarīgi, ka pēc foruma rīcības komiteja un organizācija, kas bijusi galvenā foruma organizētāja, sadarbojas ar iedzīvotāju darba grupām, kas foruma rezultāta ir izveidotas, lai īstenotu prioritārās vajadzības. Projektu īstenotājiem var būt svarīga gan telpa, lai tiktos un plānotu projekta darbu, gan morālais un finansiālais atbalsts, lai plānotās aktivitātes īstenotu. Piemēri, kā šo darbu īstenojuši forumu rīkotāji, ir dažādi. Dažas pašvaldības piešķīrušas finansējumu projektu īstenotājiem vai veikušas darbu ciešā sadarbībā ar iedzīvotāju grupām, citos gadījumos projektu īstenotāji paši saviem spēkiem meklējuši finansējumu un īstenojuši projektus. Piemēram, Līvbērzē foruma rīkotāji ir raduši iespēju projektu īstenotājiem pretendēt uz Jelgavas rajona lauku partnerības līdzekļiem konkursa kārtībā.

© 2014
Borisa un Ināras Teterevu fonds

Tālrunis: +371 261 367 56
E-pasts: kopienufondi@teterevufonds.lv